Protezione dati
Scopo del trattamento dei dati
In ottemperanza agli obblighi previsti dalla legge sulla protezione degli informatori (HinSchG), è stato istituito un centro di segnalazione interna digitale con il sistema di whistleblowing AdvoWhistle. AdvoWhistle fa parte del Sistema di gestione della conformità.
Dipendenti, clienti, partner commerciali o altri informatori possono utilizzare AdvoWhistle per segnalare sospette violazioni delle leggi e delle norme interne in modo sicuro e riservato. In questo modo si intende promuovere l'individuazione e la prevenzione di violazioni significative delle normative e scongiurare rischi e danni considerevoli.
Responsabilità
Il responsabile del trattamento dei dati personali nell'ambito di un rapporto avvocato-cliente è: Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Germania, telefono +49 6131 287700, e-mail advowhistle@bwb-law.de (di seguito “avvocati di fiducia”).
Stephanie Kappen e Christian Faber sono responsabili del contenuto di questo sito web. Il responsabile della protezione dei dati aziendali di Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte può essere contattato all'indirizzo sopra indicato e all'indirizzo datenschutz@bwb-law.de.
Infrastruttura tecnica
Gli avvocati di fiducia utilizzano il software del sistema di whistleblowing del fornitore di servizi tecnologici iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Germania.
I dati personali e le informazioni inserite sono conservati in un database gestito dal fornitore di servizi tecnici in un centro dati certificato ISO/IEC 27001. L'accesso ai dati è possibile solo per i legali di fiducia espressamente autorizzati. La crittografia end-to-end di tutti i dati, la protezione con password a più livelli, le misure tecniche e organizzative e le certificazioni periodiche garantiscono che i fornitori di servizi tecnici, il gestore del centro dati e altri terzi non abbiano accesso ai dati.
Base giuridica
La base giuridica per l'elaborazione delle informazioni che rientrano nel campo di applicazione della legge sulla protezione degli informatori è l'obbligo legale ai sensi dell'art. 6, comma 1, lettera c) del GDPR in combinato disposto con l'art. 10 della legge sulla protezione degli informatori (HinSchG).
La base giuridica per il trattamento delle informazioni relative alle violazioni delle norme interne è l'interesse legittimo prevalente all'individuazione e alla prevenzione di violazioni materiali delle norme e alla conseguente prevenzione di rischi e danni ai sensi dell'art. 6 par. 1 f) GDPR.
Utilizzo del portale di segnalazione
AdvoWhistle viene utilizzato su base volontaria. Quando viene inviata una segnalazione, AdvoWhistle raccoglie i seguenti dati personali e informazioni
- Whistleblower: nome (se si rivela la propria identità), dati di contatto (se si forniscono)
- persone colpite da incidenti: nome e cognome, informazioni sugli incidenti e sulle sospette violazioni di leggi e regolamenti
- testimoni e/o terzi citati nell'avviso (ad esempio clienti, fornitori, colleghi o partner commerciali): nome e cognome, dati di contatto
Per l'invio di segnalazioni e integrazioni è possibile inviare file allegati. Se si vuole mantenere l'anonimato, i dati personali nascosti devono essere rimossi prima dell'invio. Se ciò non è possibile, è possibile copiare solo il testo di questi file nel modulo di notifica digitale, oppure inviare le stampe di questi file all'indirizzo postale degli avvocati di fiducia.
Riservatezza
Le informazioni in arrivo vengono ricevute da un gruppo ristretto di consulenti confidenziali espressamente autorizzati e sono sempre trattate in modo confidenziale. I consulenti confidenziali esaminano i fatti del caso e, se necessario, effettuano ulteriori chiarimenti sui fatti. Ogni persona che riceve l'accesso ai dati è tenuta a mantenere la riservatezza.
Per l'ulteriore elaborazione delle informazioni ricevute, è regolarmente necessario trasmettere le informazioni al cliente. Se concordato, gli avvocati di fiducia otterranno sempre il consenso esplicito della persona che ha fornito le informazioni prima di trasmetterle.
Se il cliente è domiciliato al di fuori dell'Unione Europea e vi sono normative diverse in materia di protezione dei dati personali, gli avvocati di fiducia si assicurano sempre che, nel trasmettere le informazioni, vengano rispettate le relative norme sulla protezione dei dati.
Informazioni su persone accusate
In linea di principio, i procuratori di fiducia non sono tenuti a informare gli imputati di aver ricevuto informazioni che li riguardano, in quanto agli avvocati si applica l'esenzione dal segreto professionale di cui all'art. 14, comma 5, lettera d) del GDPR. Il contenuto delle informazioni viene raccolto ed elaborato nell'ambito del rapporto con il cliente.
Diritti degli interessati
Le persone di cui vengono trattati i dati personali (interessati) hanno il diritto di richiedere gratuitamente informazioni sui dati personali memorizzati che li riguardano, sulla loro origine e sui destinatari, nonché sulle finalità del trattamento. Se trattiamo i vostri dati sulla base del nostro legittimo interesse, avete il diritto di opporvi al trattamento per motivi legittimi relativi alla vostra situazione particolare (diritto di opposizione).
Inoltre, gli interessati hanno il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti, il diritto alla cancellazione dei dati personali, il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali e il diritto alla portabilità dei dati.
Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo. Gli interessati possono rivolgersi all'autorità di controllo del luogo di residenza abituale o del luogo di lavoro o agli avvocati di fiducia.
Periodo di conservazione dei dati
La documentazione degli avvisi e i dati personali in essa contenuti vengono generalmente cancellati tre anni dopo la conclusione del procedimento. In singoli casi la documentazione può essere conservata più a lungo per soddisfare i requisiti della legge sulla protezione degli informatori (HinSchG) o di altre disposizioni di legge, purché ciò sia necessario e proporzionato. Anche la valutazione finale viene conservata a scopo di documentazione.